Website Disclaimer,
Privacy- & Cookiebeleid.

Gebruik van onze website

De informatie op deze website is van algemene aard en is niet aangepast aan persoonlijke of specifieke omstandigheden. Ze kan daarom niet worden beschouwd als persoonlijk, professioneel of juridisch advies.

Essec Group levert redelijke inspanningen om ervoor te zorgen dat de aangeboden informatie volledig, correct, nauwkeurig en actueel is. Ondanks deze inspanningen kunnen onnauwkeurigheden, onvolledigheden of verouderde gegevens voorkomen.

Essec Group kan, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, niet aansprakelijk worden gesteld voor directe of indirecte schade die voortvloeit uit het gebruik van de website of van de daarop beschikbare informatie.

De inhoud van de website kan op ieder moment worden gewijzigd, aangevuld of verwijderd zonder voorafgaande kennisgeving.

Essec Group garandeert geen permanente beschikbaarheid of foutloze werking van de website.

Onze website kan links bevatten naar websites, platformen en diensten van derden. Essec Group heeft geen controle over deze externe websites en is niet verantwoordelijk voor hun inhoud, beschikbaarheid, beveiliging of privacybeleid.

Toepasselijk recht

Op deze website en dit beleid is het Belgische recht van toepassing. Eventuele geschillen worden behandeld door de bevoegde Belgische rechtbanken, behoudens andersluidende dwingende wettelijke bepalingen.

Algemeen

Essec Group verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke Belgische en Europese privacywetgeving, waaronder Verordening (EU) 2016/679, beter bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR), en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Essec Group NV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens waarvoor zij zelf het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.

Bij het verwerken van persoonsgegevens respecteert Essec Group onder meer de principes van rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Essec Group kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam en voornaam;
• functie en bedrijfs- of organisatienaam;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• adres- en facturatiegegevens;
• klant- en prospectgegevens;
• informatie uit correspondentie en aanvragen;
• gegevens over producten, oplossingen en diensten;
• technische en supportgegevens;
• website- en gebruiksgegevens;
• sollicitatiegegevens;
• foto- en videomateriaal;
• bezoekers- en aanwezigheidsgegevens.

Websiteformulieren

Wanneer u via onze website een contactformulier, demoaanvraag, brochureaanvraag of ander formulier invult, worden de gegevens die u invoert doorgestuurd naar een Essec Group-mailbox.

Deze gegevens worden gebruikt om uw aanvraag te behandelen, de gevraagde informatie te bezorgen en met u te communiceren.

Technische websitegegevens

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen gegevens worden verwerkt zoals uw IP-adres, browser, toesteltype, besturingssysteem, bezochte pagina’s, datum en tijdstip van het bezoek, verkeersbron, interacties en technische identificatoren.

Doeleinden en rechtsgronden

Essec Group verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde en gerechtvaardigde doeleinden en wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Afhankelijk van de verwerking kan de rechtsgrond bestaan uit:

• uw toestemming;
• de noodzaak om een overeenkomst met u uit te voeren of maatregelen te nemen vóór het sluiten van een overeenkomst;
• een wettelijke verplichting waaraan Essec Group moet voldoen;
• een gerechtvaardigd belang van Essec Group of een derde, voor zover uw belangen, fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen.

3.1 Klanten, prospecten en commerciële contacten

Wij verwerken persoonsgegevens om vragen en aanvragen te behandelen, offertes op te maken, commerciële relaties te beheren, overeenkomsten uit te voeren, producten en diensten te leveren en klanten te ondersteunen.

Afhankelijk van de situatie is deze verwerking gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst, precontractuele maatregelen of het gerechtvaardigd belang van Essec Group om haar bedrijfsactiviteiten en klantenrelaties te beheren.

3.2 Salesforce

Essec Group gebruikt Salesforce voor het beheer van klanten, prospecten, leads en commerciële contacten.

In Salesforce kunnen onder meer naam, functie, onderneming, professionele contactgegevens, commerciële interacties, aanvragen en relevante klantinformatie worden opgenomen.

Deze verwerking gebeurt in het kader van de uitvoering van overeenkomsten, precontractuele contacten en/of het gerechtvaardigd belang van Essec Group om haar commerciële relaties op een gestructureerde manier te beheren.

3.3 Briljant

Essec Group gebruikt Briljant voor administratieve, commerciële en financiële bedrijfsprocessen.

Daarbij kunnen klant-, leveranciers- en bedrijfsgegevens worden verwerkt voor onder meer offertes, bestellingen, leveringen, administratie en facturatie.

De verwerking gebeurt waar relevant op basis van de uitvoering van een overeenkomst en/of wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

3.4 Nieuwsbrieven en marketingmails

Essec Group kan klanten, prospecten en andere zakelijke contacten informeren over producten, oplossingen, diensten, evenementen, campagnes en relevant bedrijfsnieuws.

Voor bepaalde nieuwsbrieven en marketingmails maakt Essec Group gebruik van Mailjet.

Afhankelijk van de situatie wordt deze communicatie gebaseerd op toestemming of op een gerechtvaardigd belang, voor zover de toepasselijke regels inzake elektronische marketing dit toelaten.

U kunt zich steeds afmelden via de uitschrijflink in de betreffende e-mail of door contact met ons op te nemen.

3.5 Websiteanalyse en online marketing

Essec Group gebruikt digitale technologieën om het gebruik van haar website te analyseren, de gebruikerservaring te verbeteren en de prestaties van online campagnes te meten.

Afhankelijk van uw cookievoorkeuren kan daarbij gebruik worden gemaakt van:

• Google Analytics;
• Google Tag Manager;
• Google Ads;
• Microsoft Clarity;
• Microsoft Ads en conversiemeting;
• trackingtechnologieën van sociale mediaplatformen.

Deze technologieën kunnen onder meer informatie verwerken over uw toestel, browser, IP-adres, bezochte pagina’s, klikgedrag, interacties, verkeersbron en eventuele conversies.

Wanneer voor dergelijke technologieën toestemming vereist is, is uw toestemming de rechtsgrond van de verwerking. Niet-noodzakelijke technologieën worden in dat geval pas geactiveerd nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven.

3.6 Producten en dienstverlening

Essec Group verwerkt persoonsgegevens voor het leveren, installeren, configureren, onderhouden, ondersteunen en administratief beheren van haar producten, oplossingen en diensten.

Deze verwerking is doorgaans noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of voor het gerechtvaardigd belang om klanten op een correcte manier te ondersteunen.

3.7 Evenementen

Wanneer u zich inschrijft voor een evenement, demonstratie, opleiding of andere activiteit van Essec Group kunnen persoonsgegevens worden verwerkt om uw deelname te registreren, praktische informatie te verstrekken en de activiteit te organiseren.

Deze verwerking gebeurt afhankelijk van de situatie op basis van de uitvoering van de gevraagde dienstverlening, toestemming en/of het gerechtvaardigd belang van Essec Group om haar evenementen te organiseren.

Bewaartermijnen

Essec Group bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.

De concrete bewaartermijn is afhankelijk van onder meer:

• de aard van de persoonsgegevens;
• het doel van de verwerking;
• de duur van een commerciële of contractuele relatie;
• wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen;
• garantie-, onderhouds- en servicedoeleinden;
• mogelijke geschillen en rechtsvorderingen;
• de duur van een selectieprocedure;
• uw toestemming of bezwaar.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk vereist of toegestaan is.

Sollicitatiegegevens

Persoonsgegevens van kandidaten die niet worden aangeworven worden maximaal 1 jaar na afloop van de sollicitatieprocedure bewaard.

Daarna worden deze gegevens verwijderd, tenzij een verdere bewaring noodzakelijk is op basis van een wettelijke verplichting of andere geldige rechtsgrond.

Uw privacyrechten

Onder de GDPR beschikt u, afhankelijk van de omstandigheden, over verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

5.1 Recht op inzage

U hebt het recht om te vernemen of wij persoonsgegevens over u verwerken en, indien dit het geval is, inzage te verkrijgen in deze persoonsgegevens.

5.2 Recht op verbetering

U kunt ons vragen om onjuiste persoonsgegevens te verbeteren en onvolledige gegevens aan te vullen.

5.3 Recht op verwijdering

Onder de voorwaarden van de GDPR kunt u verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze werden verzameld.

Dit recht is niet absoluut. Essec Group kan bepaalde gegevens moeten bewaren om bijvoorbeeld aan wettelijke verplichtingen te voldoen of rechtsvorderingen te kunnen instellen, uitoefenen of verdedigen.

5.4 Recht op beperking

In bepaalde omstandigheden kunt u vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.

5.5 Recht van bezwaar

Wanneer de verwerking gebaseerd is op een gerechtvaardigd belang, kunt u om redenen die verband houden met uw specifieke situatie bezwaar maken tegen deze verwerking.

U hebt steeds het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden.

5.6 Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kunt u vragen om persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm.

5.7 Toestemming intrekken

Wanneer een verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.

Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

5.8 Uw rechten uitoefenen

U kunt uw rechten uitoefenen via de contactgegevens onderaan deze pagina.

Wanneer dit noodzakelijk en proportioneel is, kan Essec Group aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren voordat aan een verzoek gevolg wordt gegeven.

Uw verzoek wordt zonder onredelijke vertraging en in principe binnen één maand behandeld. Deze termijn kan overeenkomstig de GDPR worden verlengd wanneer het verzoek complex is of wanneer meerdere verzoeken tegelijk worden ontvangen.

5.9 Recht om een klacht in te dienen

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Beveiliging en vertrouwelijkheid

Essec Group neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde toegang, bekendmaking of andere onrechtmatige verwerking.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot medewerkers, dienstverleners en andere bevoegde personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie of opdracht.

Van medewerkers en externe partijen wordt verwacht dat zij persoonsgegevens vertrouwelijk behandelen en passende beveiligingsmaatregelen respecteren.

Wanneer zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, beoordeelt en documenteert Essec Group het incident. Indien wettelijk vereist worden de bevoegde toezichthoudende autoriteit en/of betrokken personen binnen de wettelijke termijnen geïnformeerd.

Dienstverleners en derden

Essec Group verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden.

Voor bepaalde bedrijfsactiviteiten maakt Essec Group wel gebruik van gespecialiseerde dienstverleners en leveranciers.

Afhankelijk van de verwerking kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met categorieën van ontvangers zoals:

• CRM- en softwareleveranciers;
• IT- en hostingproviders;
• e-mail- en communicatiedienstverleners;
• administratieve en boekhoudkundige dienstverleners;
• analyse- en advertentieplatformen;
• socialemediaplatformen;
• logistieke partners;
• professionele adviseurs;
• overheidsinstanties wanneer dit wettelijk vereist is.

Daarbij kan het onder meer gaan om dienstverleners zoals Salesforce, Mailjet, Google en Microsoft, afhankelijk van de specifieke verwerking en uw cookievoorkeuren.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens Essec Group verwerkt, worden waar vereist passende contractuele afspraken gemaakt overeenkomstig de GDPR.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER waarvoor geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie bestaat, zorgt Essec Group ervoor dat een passend wettelijk doorgiftemechanisme wordt gebruikt.

Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie, het EU-U.S. Data Privacy Framework wanneer de betrokken organisatie daarvoor geldig gecertificeerd is, of een ander wettelijk erkend mechanisme.

Cookies en trackingtechnologieën

Onze website maakt gebruik van cookies en gelijkaardige technologieën. Dit zijn kleine bestanden of technische identificatoren die op uw toestel kunnen worden opgeslagen of uitgelezen.

8.1 Functioneel

Functionele en strikt noodzakelijke technologieën zijn nodig voor de correcte en veilige werking van de website of om een specifieke dienst te leveren waarom u uitdrukkelijk hebt gevraagd.

Voor deze technologieën is geen toestemming vereist wanneer zij onder een wettelijke uitzondering voor strikt noodzakelijke technologieën vallen.

8.2 Voorkeuren

Voorkeurstechnologieën kunnen worden gebruikt om keuzes en instellingen van bezoekers te onthouden.

Waar wettelijk vereist worden deze technologieën pas geactiveerd nadat hiervoor toestemming is gegeven.

8.3 Statistieken

Statistische technologieën helpen ons begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken en hoe we de werking, inhoud en gebruiksvriendelijkheid kunnen verbeteren.

Hiervoor kan Essec Group onder meer gebruikmaken van Google Analytics en Microsoft Clarity.

Wanneer deze technologieën niet strikt noodzakelijk zijn, worden ze pas geactiveerd nadat daarvoor geldige toestemming werd verkregen.

8.4 Marketing

Marketingtechnologieën kunnen worden gebruikt om advertentie- en campagneprestaties te meten, conversies te registreren en relevante online advertenties te ondersteunen.

Hiervoor kan onder meer gebruik worden gemaakt van:

• Google Ads;
• Google Tag Manager;
• Microsoft Ads;
• socialmedia-trackingtechnologieën.

Deze technologieën worden, wanneer toestemming wettelijk vereist is, pas geactiveerd nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven.

8.5 Cookievoorkeuren beheren

Wanneer u onze website bezoekt, kunt u via het cookiebeheerplatform uw voorkeuren instellen voor niet-noodzakelijke technologieën.

U kunt toestemming geven of weigeren per beschikbare categorie en uw keuzes later opnieuw wijzigen.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

8.6 Browserinstellingen

De meeste internetbrowsers laten toe om cookies te bekijken, verwijderen of blokkeren.

Het blokkeren van bepaalde technologieën kan gevolgen hebben voor de werking en gebruikservaring van de website.

Camerabewaking, evenementen en beeldmateriaal

9.1 Camerabewaking

Op bepaalde locaties van Essec Group wordt camerabewaking gebruikt voor beveiligingsdoeleinden, waaronder de bescherming van personen en goederen, toegangscontrole en het voorkomen, vaststellen of onderzoeken van veiligheidsincidenten.

Camerabewaking gebeurt overeenkomstig de toepasselijke Belgische regelgeving inzake camerabewaking. De aanwezigheid van camera’s wordt aangegeven met de wettelijk vereiste pictogrammen.

Camerabeelden worden in principe niet langer dan één maand bewaard.

Beelden kunnen langer worden bewaard wanneer zij kunnen bijdragen tot het bewijzen van een misdrijf, schade, overlast of de identificatie van een dader, slachtoffer, getuige of andere betrokkene, of wanneer de bevoegde autoriteiten daarom verzoeken, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

9.2 Evenementen en aanwezigheidslijsten

Bij evenementen, opleidingen, demonstraties of andere bijeenkomsten kan Essec Group persoonsgegevens verwerken zoals naam, onderneming, functie, e-mailadres en aanwezigheidsgegevens.

Deze informatie wordt gebruikt om inschrijvingen te beheren, deelnemers te registreren, aanwezigheden bij te houden, praktische communicatie te voeren en het evenement te organiseren.

De verwerking gebeurt afhankelijk van de situatie op basis van de uitvoering van de gevraagde dienstverlening, een gerechtvaardigd belang en/of toestemming.

9.3 Foto’s en video’s

Tijdens evenementen en bedrijfsactiviteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt.

Afhankelijk van de omstandigheden kunnen deze beelden worden gebruikt voor interne communicatie, verslaggeving, bedrijfscommunicatie, onze website, sociale media of andere communicatiekanalen.

Voor gericht beeldmateriaal waarbij één of meerdere personen duidelijk het hoofdonderwerp vormen, wordt rekening gehouden met de toepasselijke regels inzake persoonsgegevens en portretrecht.

Wanneer toestemming voor een bepaald gebruik vereist is, wordt deze vooraf gevraagd.

Indien u vragen hebt over een foto of video waarop u herkenbaar bent, kunt u contact met ons opnemen via de gegevens in artikel 11.

Sollicitaties

Wanneer u solliciteert bij Essec Group ontvangen wij uw sollicitatiegegevens via e-mail.

Afhankelijk van uw kandidatuur kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

• naam en contactgegevens;
• curriculum vitae;
• motivatiebrief;
• opleiding en diploma’s;
• werkervaring;
• vaardigheden en competenties;
• beschikbaarheid;
• informatie die u vrijwillig tijdens de sollicitatieprocedure verstrekt.

Deze gegevens worden verwerkt om uw kandidatuur te ontvangen en te beoordelen, met u te communiceren, gesprekken te organiseren en de selectieprocedure uit te voeren.

De rechtsgrond voor deze verwerking is doorgaans het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek en, waar relevant, het gerechtvaardigd belang van Essec Group om haar aanwervingsproces te organiseren.

Sollicitatiegegevens van kandidaten die niet worden aangeworven worden maximaal 1 jaar na afloop van de sollicitatieprocedure bewaard.

Na deze termijn worden de gegevens verwijderd, tenzij verdere bewaring wettelijk vereist is of een andere geldige rechtsgrond bestaat.

Privacy- & Cookiebeleid 2026

Dit Privacy- en Cookiebeleid werd voor het laatst bijgewerkt op 13 augustus 2026.

Essec Group kan dit beleid wijzigen wanneer haar activiteiten, processen, dienstverlening, websites, gebruikte technologieën of de toepasselijke wetgeving veranderen.

De meest recente versie van dit beleid wordt via onze website beschikbaar gesteld.